スケジュール管理

2月27日(月)
 余裕をもって、先のことを考え仕事をするというのが、どうも私は苦手で、仕事に追われることが多い。今年度初めて教務をさせてもらったのだが、この仕事は学校全体のことを考えなくてはならないので、今まで以上に先のことを考える必要がある。教務が遅くなると、学校全体が動かなくなってしまうというようなところもある。そこで、最初はびびっていたのだが、だいぶ最近慣れてきた。教務になったのも先のことを見通して仕事をしろよ!と私に教えてくれるための神様からのプレゼントだったのかもしれない。

 先を考えて仕事をするということから、私の仕事術。以前、仕事のスケジュールを管理するのに、ザウルスPI6500を使っていたことがあったのだが、WindowsXPになってからパソコンとのリンクができなくなったので止めた。(最新機種を買えばリンクできるが・・・)それ以来エクセルでスケジュール管理をするようになった。今年で3年目であるが、これが原始的な感じだが、案外使いやすい。日付、曜日、授業、スケジュールの欄があり、そこに書き込むところというシンプルなもの。終わったスケジュールは色をつけ確認できるようにするのだ。(色をつけるとき仕事が終わったという達成感を味わえる)書類を作るというスケジュールを記入してあるとしたら、書類ができたらそこの色を変え、その部分と実際の書類をリンクさせることで、すぐに書類を取り出せるようにもできる。いつまでも色が変わらないスケジュールも一目瞭然、はっぱをかけられているようで、割と早く済ますことができるし、忘れにくい。
 また、エクセルは複数のシートがあるので年度ごとに新しいシートを挿入して使い、昨年の今頃は何をしていたのか?というようなことも瞬時にわかって便利だ。授業の欄にも、何をやったかを書き込むと時数計算を自動でするように設定しているので楽だ。そして、このスケジュール管理用のエクセルファイルはUSBメモリーに入れていつも持ち歩いているのでパソコンさえあればどこでも開ける。
 ただ、弱点としてパソコン本体の方は持ち歩けないので、とっさのときの予定などすぐに記入できない。これを補うものとして、いつもウエストポーチにデジカメと小さいメモ帳を持っている。これで、写真をとったり、メモしたりしてパソコンに打ち込んでいる。
 私にとっては今のところこれが、ベストなスケジュール管理法である。

My tracks 2006